Offertebericht

Versie: Procesbeschrijving SALES005 v1.0

Het offertebericht stelt de leverancier in staat haar afnemer een offerte te bieden. Het offertebericht is een antwoord van de leverancier op de offerteaanvraag die hij van de afnemer heeft ontvangen: het bericht geeft informatie over wat de leverancier kan leveren en tegen welke condities.

1 Spelregels voor het offertebericht

• Als in de offerteaanvraag een werkcode en/of omschrijving van een werkcode is opgegeven, dienen deze in de offerte ook mee te worden gegeven;
• Het aflever- en haaladres vermeld in de offerteaanvraag dienen in de offerte te worden overgenomen;
• Via INCOTERMS kunnen de leveringsvoorwaarden worden aangegeven waaronder de levering plaats vindt. Dit is een verplicht gegevensveld.

1.1 Uniciteit en status

• Het is verplicht om een offertenummer in de offerte mee te geven. Hiermee kan het bericht uniek geïdentificeerd worden, zodat er een match kan worden gemaakt met de offerteaanvraag;
• Als de huidige offerte na beoordeling van de leverancier wordt aangepast en opnieuw wordt verstuurd, is het verplicht dat de aangepaste offerte hetzelfde offertenummer heeft, maar wel aangevuld met een uniek issuenummer;
• Het is verplicht een status aan de offerte mee te geven: ‘voorlopig’ of ‘definitief’.

1.2 Gebruik van data

In de offerte is het verplicht een datum of een periode over de levering van de producten op te nemen;

• ‘leverdatum’ of;
• ‘datum periode begin’ en ‘datum periode eind’.

1.3 Prijzen en toeslagen/kortingen

• Er kan een offertekorting en/of een offertetoeslag worden meegegeven. Naast de code voor soort toeslag of korting wordt ook het bedrag vermeld;
• In de offerte is het opgeven van een nettoprijs verplicht; optioneel kan ook de brutoprijs worden meegegeven.

1.4 Artikelen

Indien de leverancier niet het artikel kan aanbieden dat gevraagd wordt door de afnemer, is het mogelijk om een indicatie ‘alternatief artikel’ te communiceren. Hiermee kan de leverancier voor het gevraagde artikel maximaal één alternatief artikel voorstellen. Een alternatief artikel wordt aangeboden als deze goedkoper is of beter aansluit bij de vraag.

2 Uitwisseling offertegegevens

Figuur 1 - Relatie tussen Offerteaanvraag en Offertebericht

Met een offerte worden prijzen en kortingen – specifieke afspraken - opgesteld door middel van een offerte. De afnemer verstuurt een offerteaanvraag en de leverancier geeft daarop antwoord via een offertebericht. De offerteaanvraag bevat gestructureerde informatie over de artikelen die de afnemer wil afnemen. Via het offertebericht geeft de leverancier aan wat hij kan leveren en tegen welke condities.

De afnemende partij start het proces bij het offertebericht. Deze vraagt informatie op en de leverancier bevestigt al dan niet de informatie. Het is aan te bevelen voorafgaand aan het offerteproces de relevante artikelgegevens te hebben uitgewisseld via het artikelbericht.

2.1 Stappenplan voor uitwisseling offertegegevens

Hieronder staat in welke volgorde u de verschillende stappen binnen dit scenario moet doorlopen:

• De afnemer stelt de offerteaanvraag op en verstuurt deze naar de leverancier;
• De leverancier ontvangt deze offerteaanvraag en beoordeelt deze op compleetheid; de leverancier kijkt of hij op basis van de aangeleverde informatie een offerte kan opstellen;
• Indien de offerteaanvraag voor de leverancier te weinig informatie bevat om een offerte op te kunnen stellen, wordt extra informatie verzameld bij de afnemer. Dit doet de leverancier door op de incomplete offerteaanvraag te reageren met een offerte die de status ‘aanvraag/verzoek’ krijgt. De leverancier kan overgaan tot het opstellen van een offerte zodra hij voldoende informatie heeft;
• Als de offerteaanvraag compleet is stelt de leverancier de offerte op en verstuurd deze naar de afnemer;
• De afnemer registreert de offerte in zijn systeem en keurt deze goed of wijst deze af;
• Bij de status ‘geaccepteerd zonder wijzigingen’ via het offerteaanvraagbericht door de afnemer wordt het offerteproces beëindigd;
• Let op: als een offerte door de afnemer status ‘akkoord’ is gegeven betekent dit nog niet dat er ook een opdracht uit voort vloeit.